Blue Home es una operadora de renta residencial multifamily con 26 edificios y más de 100 colaboradores. La gestión de gastos dependía de coordinación manual entre equipos, centros de costos y aprobadores. Loken construyó una plataforma que ordena el ciclo completo de gestión financiera operativa: gastos, rendiciones, cajas chicas, órdenes de compra con flujos de aprobación, match automático de facturas e integración con el SII para gestionar los documentos tributarios desde el mismo sistema.
Blue Home es una empresa chilena de renta residencial multifamily con 26 edificios en operación y más de 100 colaboradores. Su estructura operativa está distribuida entre distintos edificios, equipos y áreas, donde cada gasto debe asociarse a un responsable y a un centro de costos específico para mantener el control financiero del negocio.
El Desafío
Con el crecimiento del portafolio, la gestión de gastos se volvió cada vez más compleja. El problema no era solo registrar gastos: también implicaba saber quién era responsable de cada uno, a qué centro de costos imputarlo y cómo mover los documentos por los flujos internos para enviarlos a pago o rendirlos correctamente. Los flujos eran lentos, poco claros y altamente dependientes de coordinación manual entre equipos.
La Solución
Plataforma que ordena el ciclo completo de gastos, rendiciones y compras para una operación multifamily de 26 edificios.
Gastos y rendiciones
Un único ciclo de vida para cada gasto de la operación
Desarrollamos una plataforma que gestiona el ciclo completo de un gasto dentro de la empresa: identificar al responsable, asociarlo al centro de costos correcto y moverlo por el flujo de aprobación antes de pasar a pago. El mismo sistema administra rendiciones y cajas chicas, lo que permite que distintos equipos registren gastos de forma ordenada y trazable, sin depender de planillas paralelas. La plataforma soporta las distintas casuísticas tributarias de la operación —facturas, boletas de honorarios electrónicas (BHE), notas de crédito y notas de débito— dentro de un mismo entorno.
Órdenes de compra
Controlar el gasto antes de que ocurra
En paralelo construimos un módulo de órdenes de compra que permite formalizar cada solicitud antes de que se genere el gasto. El sistema incorpora flujos de aprobación según responsables y áreas, y registra las órdenes de forma estructurada dentro de la operación. Cuando el proveedor emite la factura, la plataforma realiza el match automático con la orden correspondiente y cierra el ciclo de control. Esto permitió pasar de un modelo reactivo —donde el gasto se revisaba después— a uno preventivo, donde la decisión queda autorizada antes de comprometer el dinero.
Integración SII
Control tributario en tiempo real
Integramos la plataforma con el Servicio de Impuestos Internos (SII) para fortalecer el control sobre los documentos tributarios. Desde el mismo sistema, el equipo financiero visualiza y gestiona las facturas emitidas por proveedores, identifica cuáles deben entrar al flujo de aprobación y pago, y mantiene el registro alineado con la información tributaria oficial. El resultado es una gestión más ordenada, trazable y consistente con lo que el SII tiene registrado.
“Pasamos de coordinar gastos a mano entre 26 edificios a tener un solo sistema donde todo queda trazado. La operación financiera por fin respira.”
Resultado
Blue Home transformó un proceso fragmentado, manual y dependiente de coordinación entre equipos en una plataforma única que sostiene la gestión financiera operativa de toda la compañía. Gastos, rendiciones, cajas chicas, órdenes de compra y documentos tributarios viven dentro del mismo sistema, con responsables, centros de costos y flujos de aprobación claramente definidos.
- Ciclo completo de gasto, rendición y orden de compra en una sola plataforma
- Match automático de facturas contra las órdenes de compra aprobadas
- Documentos tributarios sincronizados con el SII desde el mismo sistema
- Operación de 26 edificios y más de 100 colaboradores trabajando sobre un mismo flujo
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