Ordenando la gestión de gastos y compras en una operación multifamily
Blue Home es una empresa de renta residencial multifamily con 26 edificios en operación y más de 100 colaboradores. Con una estructura operativa distribuida entre distintos edificios, equipos y áreas, la gestión de gastos se había vuelto cada vez más compleja.
El problema no era solo registrar gastos. También implicaba saber quién era responsable de cada gasto, a qué centro de costos debía imputarse y cómo gestionar el proceso interno para enviar documentos a pago o rendir gastos correctamente. Los flujos eran lentos, poco claros y altamente dependientes de coordinación manual.
Desde Loken abordamos este desafío diseñando una herramienta que ordenara el ciclo completo de gestión financiera operativa.
Gestión de gastos y rendiciones
Simplificar un proceso crítico para la operación
Desarrollamos una plataforma que permite gestionar todo el ciclo de vida de un gasto dentro de la empresa.
El sistema permite identificar responsables, asociar gastos a centros de costos y gestionar flujos de aprobación antes de que los documentos pasen a pago. Además, incorporamos herramientas para administrar rendiciones y cajas chicas, permitiendo que distintos equipos puedan registrar gastos de forma ordenada y trazable.
La plataforma también considera distintas casuísticas tributarias, incluyendo facturas, boletas de honorarios electrónicas (BHE), notas de crédito y notas de débito, permitiendo gestionar todos estos documentos dentro de un mismo sistema.
Órdenes de compra
Controlar el gasto antes de que ocurra
En paralelo desarrollamos un módulo de órdenes de compra que permite formalizar solicitudes antes de que se genere el gasto.
El sistema incorpora flujos de aprobación según responsables y áreas, y permite registrar las órdenes de compra de forma estructurada dentro de la operación. Una vez que el proveedor emite la factura, el sistema realiza el match automático con la orden correspondiente, cerrando el ciclo de control.
Esto permitió pasar de un modelo reactivo a uno preventivo en la gestión del gasto.
Integración con el SII
Control tributario en tiempo real
Para fortalecer aún más el control sobre los documentos tributarios, integramos la plataforma con el Servicio de Impuestos Internos (SII).
Esto permite visualizar y gestionar las facturas emitidas por proveedores directamente desde el sistema, facilitando el control y seguimiento de los documentos que deben entrar al flujo de aprobación y pago.
El resultado es una gestión más ordenada, trazable y alineada con la información tributaria oficial.
Con esta infraestructura, Blue Home logró transformar un proceso complejo y fragmentado en un sistema claro, controlado y escalable para la gestión de gastos y compras.